Ekip veya Takım kurmak için gerekli olan alt yapı ve formasyon

EKİP VEYA TAKIMIN TANIMI VE OLUŞTURULMASI

TANIM VE OLUŞUM

Ekip önceden belirlenmiş hedeflere ulaşmak için bir araya gelmiş, birbirine bağımlı ve birlikte hareket eden iki veya daha fazla kişinin oluşturduğu topluluktur. Daha spesifik olarak ekip; kendini işe adamış işgücünün ana ekseni ve insan kaynakları planının bir parçası olan iş gören-işveren ilişkileri stratejisinin temel unsurudur. En sade anlatım ile; başarıya ulaşmak isteyenin veya başarıya ulaşıp da korumak isteyenin yaptığı mal ve hizmetüretimini sürdürmesine yardımcı olanların tümünden oluşur. Organizasyonun ulaştığı aşama ve karşılaştığı sorunlar ve çalışanların kuruluşa katkıları, ihtiyaç ve umutları hakkında açık, dürüst ve samimi düşünce alışverişi yapılması, ekip oluşturmanın ön koşuludur. Ekip tanımlanırken üç önemli faktör ön plana çıkmaktadır. Bunlardan ilki ekibin oluşturulabilmesi için iki veya daha çok kişinin gerekmesidir. İkincisi ekibi oluşturan kişiler birbirlerine bağımlıdırlar ve birlikte hareket ederler, yani sürekli olarak etkileşim halindedirler. Birbirleriyle etkileşim içinde olmayan kişiler, örneğin bir asansörü paylaşan kişiler ekip oluşturamazlar. Üçüncü ve son faktörde ekibi oluşturan kişiler belli bir amacı gerçekleştirmek için çalışırlar

EKİP OLUŞTURMA NEDENLERİ

Fiziki Yakınlık

Kişiler fiziki yakınlıktan dolayı bir ekibin üyesi olabilirler. Aynı bölümde çalışanlar veya yakın iş ilişkileri olan bölümlerden bir ekip oluşturulabilir.

Kararlarda Hız Sağlamak

Ekiplere yetki vermek suretiyle işlerde hız sağlanmış olur. Ekip üyeleri işleri fiilen yerine getirenler olduklarından işle ilgili sorunları daha iyi ve kaynağında çözebilirler.

Bilgiyi Paylaşmak

İşletmelerin çeşitli hedefleri vardır: Pazarı genişletmek, finansal, durumun belirlenmesi, üretimde kaliteyi arttırma, sıfır hataya yaklaşma, çalışanlara daha fazla hizmet vb. Bu sayılanların başarılması ekiplerin kurulmasıyla gerçekleşebilir.

Birlik Ruhu Yaratmak

Ekip üyeleri birbirinden birçok şey ümit eder birbiriyle iletişim içerisindedir. Böyle yapmakla işbirliğini ve çalışanların moralini arttırırlar.

Sorumluluk Paylaşımı

Ekipler yoluyla çalışmalarda esneklik sağlanırken ekip üyelerinin sorumluluk paylaşmaları ve bu bilincin yerleşmesi sağlanır.

EKİP ÇALIŞMASININ ÖNEMİ

İşletmelerin yaşamlarını sürgit kılabilmeleri ancak rekabete ayak uydurabilmelerine, yaratıcılık ve yenilik kapasitelerini arttırabilmelerine, daha ekonomik, daha kaliteli mal ve hizmet üretmelerine, özel ihtiyaç ve siparişleri de en süratli biçimde karşılayabilmelerine bağlıdır. Bu taktirde yoğun rekabet ortamında hayatta kalabilme ve gelişebilme şansları vardır. Günümüzde bu işlevler hiyerarşik örgüt yapısı içinde ve biçimsel yetkiye sahip yöneticilerin verdiği kararlar, mekanik rol ve görevlerle çalışan astların gerçekleştirme imkanı kalmamıştır. Sorun rekabetin önümüze koyduğu ve cesaret vere, yaratıcılığı yüksek, birbirlerine çeşitli bilgi, yetenek, tecrübe ve uzmanlık alanları ile tamamlayan ekipler kurabilme ve çalıştırma becerisinde yatmaktadır.

Ekip Ne Zaman Oluşturulmalı ?:

Ekipleri ancak bir bireyin ya da ayrı ayrı çalışan birey topluluğun performansını aşmanın olası olduğu durumlarda oluşturmak gerekir.

Şu koşullarda bir ekip başarıyla oluşturulabilir:

x - İş konusunun ekip yaklaşımını gerektirmesi

x - Kararları tartışma ve görüşmeye zaman olması

x - Ekip çalışmasının başarısızlık riskini azaltması

x - Ekip çalışmasının alınan kararların ve yapılan işlerin niteliğini arttırması

x - Ekip çalışmasının kararların benimsenmesini sağlanması ya da morali yüksek tutması

Ekip Oluşturulmasında Geçirilen Evreler:

Bir ekip bir dakika da kurulabilir, ama ekip çalışmasından en iyi performansı alabilmek için ekip çalışmasının bazı evrelerden geçmesi gerekir.

Başlangıç

Burada ekip üyeleri birbirlerinin arka planı değer, yetenek, ve ilgileri hakkında bilgi toplar. Konuşmalar diğer ekip üyelerinin kimler olduğu ve grup içinde nasıl bir rol oynayabilecekleri üzerinde odaklanır.

Sahnenin Düzenlenmesi

Proje yöneticisi ekibin hedeflerini ya da üstlendiği sorumlulukları açıklar ve ekibin nasıl çalışacağına ilişkin temel kuralları ortaya koyar.

Yaratma

Ekip gelişiminin bu yönü, iş yapma yöntemlerini tasarlamayı; yenilik ve üretkenliğe ortam oluşturmayı kapsar. Yeni bir ekibin oluşturulması ya da bir ekibin yeni hedeflere yüz yüze gelmesi yaratıcı düşünce ve yenilik gerektirir.

Üretkenlik

Verimli ekipler, çalışmalarını olanaklı kılacak normlar – kimin neyi, ne zaman, nerede yapacağını tarif eden açık ya da üstü örtülü kural veya anlayışlar – oluşturur. Bu normlar, kalıcı bir çalışma ekibini bir başka değişiklik isteği ortaya çıkıncaya kadar sürdürdüğü bir temel durumuna gelir.

Sürdürme

Ekip lideri ,ekibi başarıya götüren sürekli fonksiyon ve dinamikleri ; görevin sürdürülmesini ve sürecin sürdürülmesini ekip dinamikleride iletişim ihtiyaçları gibi destekleyici önlemler almalıdır.

Ekip Oluşturmanın Amaçları

Ekip oluşturmanın en genel amacı birbirleriyle dayanışma içinde olan, destekleyen ve birbirine güvenen bir grup oluşturup, verilen bir işi tamamlamak, aynı zamanda da bu işi yaparken üyelerin değer farklılıklarına, davranış biçimlerine ve becerilerine saygılı olmaktır. Şimdi bu genel amacın dışında daha spesifik olan ekip oluşturma amaçları:

▪ Ekip üyeleri arasında etkili bir iletişim sağlayıp, bunu devamlı geliştirmek

▪ Ekibin organizasyondaki toplam fonksiyonlar içindeki yer ve amacını belirginleştirmek

▪ Ekip üyeleri arasında rekabetten çok dayanışmayı ve birlikte çalışmaya dayalı bir ortam geliştirmek

▪ Ekip üyeleri için gerekli rol davranışlarını daha iyi bir biçimde anlamaları sağlamak ve farklı tercihleri olan üyelerin bu rollere uyumlarını sağlamak

▪ Ekip süreçlerini daha iyi biçimde anlamak

EKİP ÇALIŞMASININ YARARLARI

Bireylere Sağladığı Yararlar

Ekiplerde çalışan bireyler işleri daha az stresli bulurlar. Ekip içindeki rollerinden dolayı sorumluluk üstlenseler bile, başarının genel sorumluluğu bir bireyin omuzlarından birçok kişinin omuzlarına geçer. Ekip çalışmasının bireye sağladığı yarar organizasyona da fayda sağlar.

Yönetim İş görenine Sağladığı Yararlar

Artan üretkenlik, iyileşen maliyet kazanç oranları(karlılık), yükselen moral, bağlılık ve tutumluluğun iyileşmesi sayesinde yöneticiler de ekip çalışmasının yararını görürler. Hedeflerine ve birimlerin amaçlarına ulaşmak daha kolay ve az stresli hale gelir.

Organizasyona Sağladığı Yararlar

Ekipler karlılığa büyümeye ve gelişmeye önemli katkıda bulunur. Organizasyonlar ekipler oluşturulduktan sonra, kamuoyunda hem müşterileri hem de muhtemel iş görenleri cezbeden bir iş yaratır.

Ekip Çalışmasının Önündeki Engeller

Örgütsel Engeller Birçok organizasyon geleneksel hiyerarşik ya da bürokratik yapılara sahiptir. Bu yapılarda “üst-alt” sıralamasına dayanan yönetim ve bölümler halinde uzmanlaşma egemendir. Buna coğrafi dağınıklıkta eklendiğinde pek çok büyük işletmenin görüntüsü ortaya çıkmış olur. Böylesi yapılar ve dağınıklık ekip çalışmasının önüne sık sık engeller çıkarır.

Yönetimsel Engeller

Yönetici, ekip içinde olumsuzlukların yankılanma şekillerine son derece hassasiyet göstermelidir. Ekip içinde bir insanın hele ki o konunun uzmanı diye bakılan bir kişinin göstereceği olumsuz bir tepki, diğer ekip mensuplarına süratle yayılacaktır. Yönetici bu tepkileri süratle alır, değerlendirir ve yönlendirir. Gerekirse ekipte yeniden düzenlemeye gider. Uç tepkilerin olumsuz şekillerinde zaman kaybına tahammül yoktur. Zamanında giderilmeyen olumsuz bir tepki belirli bir aşamadan sonra giderilme ihtimali yoktur. Kıvılcımları göremeyenler yangınları önleyemezler. Yönetici faaliyetin amaçlarına ve inançlarına bağlılıkta da önderdir. Yönetici inanmaya ve sadık kalmaya devam ettiği müddetçe ona inanılır ve sadık kalınır. Onun inancı, diğerlerinin inancını da kontrol eder. Bu yüzden yönetici inançlarını muhafaza etme yanında inancının yönetme-yönlendirme gücünü de dikkatle kullanır.

İş görenden Kaynaklanan Engeller

Ekibi oluşturan elemanlar, ekip içinde artık yalnızca kendileri değildirler. Erol, Evren ve Ziya’dan oluşan ekip bu üyelerin toplamından daha başka bir varlıktır.

Şöyle formüle edebiliriz :

Erol + Evren + Ziya = O zamana kadar tanımadığımız birisi... Böyle olunca da kişisel kimlikler ekip kimliğinin gölgesinde kalmakta ve insanlarda bir daha tek başına var olmama kabul görememe gibi kimlik baskıları oluşmakta. Ekibi meydana getiren üyelerin belirli derecelerde fark edilmeme endişesi taşıması doğal karşılanabilir. Ancak bu endişenin mutlak giderilmesi gerekir. Fark edilmeme endişesi başarının en üst sınırında zirveye ulaşır. Böyle bir durumda “farkındayım” tepkisinin daha güçlü bir biçimde hissettirilmesi şarttır.

Ekip İletişiminin Eksikliğinden Kaynaklanan Engeller

Birbirlerine söyleyecek sözleri olmayan ekip üyeleri misyonlarını, kendilerinin veya başkalarının ekipteki rollerini anlamazlar ya da korku, boy ölçüşme ihtiyacı veya kendilerini ifade etme yeteneksizliği yüzünden büyük bir olasılıkla iletişime giremezler. Bu yüzden ekipte iletişim eksikliğinden kaynaklanan sorunlar ortaya çıkabilir.