Yönetici kimdir ve Yöneticilik vasıfları ne olmalı?

Yönetici, "kar ve riski başkalarının olmak üzere, ürün veya hizmet üretimi için üretim faktörlerini bir araya getirip birleştiren ve işletmeyi çalıştırma sorumluluğu olan kişidir". Buradan anlaşılacağı gibi yöneticiyi girişimciden ayırt eden nitelik, yöneticinin işletme karına ortak olmaması ve muhtemel zararlara katlanmamasıdır. Yönetici işletmenin işlevlerini yürütmekle ve işletme sahibine karşı sorumludur. Yöneticiler işletmenin amacını saptar, daha sonra işletmeyi amaca doğru yöneltir. Amaca kolay, en iyi gidilecek yolları bulur, kararları verir, üretim faktörlerinin tedarikini ve düzenlenmesini yapar. İşletme faaliyetlerinin en etkin biçimde örgütlenmesini sağlar, insan öğesini örgütler, nezaret eder, işlerini çalışanlara benimsetir.

YÖNETİCİNİN GÖREVLERİNDEN BAZILARI ŞUNLARDIR:

- Amaçlara hangi kaynaklardan ulaşılabileceğini belirleyip bu kaynakları sağlar.

- İşletme çalışanlarının görevlerini belirler.

- Yapılacak işlerle ilgili işlemleri başlatır.

- Hedeflere yeterince ulaşılması için gerekli önlemleri alır.

Yöneticinin, çalışmalarından sorumlu olduğu kişiler vardır. Yönetici bu kişilerin "üst" ü, çalışmalarından sorumlu olduğu kişiler ise yöneticinin "ast" ıdır. Yöneticilerin başarılı olabilmeleri için astları ile iyi ilişkiler kurmaları gerekir. Astlarına kendilerini ilgilendiren konularda bilgi vermek ve görüşlerini almak, yöneticinin gücünü etkisini artırır. Bir işletmede çalışanların üst ya da ast oluşlarına göre sınıflandırılmasıdır. Yönetici de bu hiyerarşinin kademelerinde yer alır. Üst düzey yöneticiler, işletmenin sadece prensip kararlarını alırlar. Örneğin, bir genel müdür, işletmeyi daha genel işletmecilik prensipleri doğrultusunda yönetir. Daha alt düzey yöneticiler ise teknik ayrıntılara girerler. Örneğin, kısım şefleri. Daha fazla teknik bilgiye sahiptirler ve bilgilerini bu doğrultuda kullanırlar. Çünkü yapılan faaliyetlere daha yakındırlar.

YÖNETİCİ ÖZELLİKLE ŞU ÜÇ NİTELİĞE SAHİP OLMALIDIR:

Yetki ve sorumluluk almaya hazır olmalı:

Yönetici, kendisinden beklenen işlerin yapılması için kararlar almak durumdadır. Aldığı kararların sorumluluğunu da üstlenmekten kaçınmamalıdır.

Personelini anlamalı:

İyi bir yönetici görevde bulunduğu sürece, kuruluşun ve personelinin çalışmalarından haberdar olmalıdır.

Görüşlerini personeline açıklamalıdır:

Yönetici, astlarının kişisel sorunlarına da duyarlı davranmalı ve bu sorunların çözümüne yardımcı olmalıdır. Böylece, personelinin daha verimli çalışmasını sağlayabilir. Çalışanların görüşlerinin alınması ve bunların değerlendirilmesi, işletmenin başarısını artırır. Personelin fikir ve görüşlerinin dinlenmesi, ayrıca onları anlamayı da kolaylaştırır. Çalışanların sadece dinlenmesi yeterli değildir. Görüş ve fikirlerini değerlendirilmedikçe, çalışanların düşüncelerini bildirmeyi sürdürmeleri beklenemez. İyi bir yönetici olmanın diğer bir gereği de, yöneticinin kendi görüş ve programlarını çalışanlarına aktarmasıdır. Ancak, bu aktarımda yönetici olabildiğince anlaşılır olmaya özen göstermeli ve yeterince anlaşılıp anlaşılmadığını kontrol etmelidir. Yöneticinin ana görevi altında çalışan kişilerin hedeflerini gerçekleştirmesi için onları yönlendirmektir. Yani yöneticinin ana fonksiyonu, altında çalışan kişilere destek olmak, gerekli araçlara ve eğitimlere sahip olduklarından emin olmak, engellerini ortadan kaldırmaktır. Takımınızdaki insanlar başarınız için kesinlikle kritiktir. Buna karşılık başarmaları için onlara yardım etmeniz gerekir.

YÖNETİM SÜRECİ

Yönetim işletmeyi oluşturan unsurların uyumlu çalışmasını sağlayan bir süreçtir.

BU SÜREÇ:

.)Planlama

.)Organizasyon

.)Koordinasyon

.)Kontrol Aşamaları

oluşur

Yönetim süreci, statik değil, dinamik ve rasyonel bir süreçtir. En az bir yöneten ve bir yönetilen ile yöneticilerin kişisel otorite kullanımını gerektirir. Yönetenler ve yönetilenler arasında haberleşme sistemi kurulmalı, iş bölümü ve uzmanlaşmaya dayanan bir organizasyon geliştirilmelidir. Maddi ve beşeri kaynaklar serbestçe kullanılabilmeli ve bu kaynaklar arasında uygun değer uyum sağlanmalıdır.

Küçük işletmelerde, büyük işletmelerde olanın aksine tüm işletme fonksiyonları bir veya birkaç kişi tarafından yürütülmekte olup, tüm işletme fonksiyonları organizasyon içinde ayrı ayrı belirlenerek, bu fonksiyonları yürütecek yeterli kadro oluşturulmamıştır. Bu süreçte, yönetici kademesindeki kişi, terimsel olarak, planlama, organizasyon, yürütme, koordinasyon ve kontrol kavramlarını kullanmıyor olabilir, ancak yapılan işler mutlaka bu kavramlardan birinin bünyesindedir. Orta ve büyük ölçekli işletmeler, işletme fonksiyonlarıyla ilgili faaliyetlerinin her birisinin gerçekleştirilebilmesi için ayrı ayrı yöneticilere ihtiyaç duyarlar oysa küçük işletmelerde bu faaliyetler tek bir yönetici veya işletme sahibinin kendisi tarafından yürütülmektedir. Küçük işletme yöneticisinin elinde, insan gücü, sermaye, makine, yöntem ve zaman olarak kısıtlı kaynaklar bulunduğundan, etkin yönetim daha büyük bir önem taşımaktadır. Etkin yönetim, tüm işletme için genel sorumluluk sahibi olmayı gerektirir. Başarılı yönetici, teknik, beşeri, ve kavramsal yönetim kabiliyetlerini geliştirmiş kişidir. Bu nedenle küçük işletmeler kaliteli işgücüne ve güçlü yöneticilik özelliklerine sahip olan çalışanlara ihtiyaç duyarlar.

Planlama Özelikleri

Planlama fonksiyonunun iki temel özelliği hemen göze çarpmaktadır.

Planlama ve Belirsizlik

Planlamanın geleceğe bakmakla özdeş olması, bu faaliyeti, belirsizlik kavramı ile ilişkili hale getirmektedir. Planlama gelecekte ulaşılmak istenen nokta veya durumların belirlenmesi olduğuna göre bu nokta ve duruma doğru giderken işletme içi ve dışı koşulların nasıl gelişeceğini tam olarak bilmek mümkün değildir. Bu durum planlamayı, bir çeşit geleceği tahmin işi haline getirmektedir.

Planlama, Risk, Amaç ve Varsayımlar

Bir yöneticinin karar ve uygulamalarında, amaç, risk ve varsayımlar daima mevcuttur. Bütün bu hususları yönetici açık ve net olarak değerlemese bile, aldığı kararlar ve yaptığı uygulamalar belirli amaçlara yönelik olacak; belirli varsayımlara dayanacak ve belirli bir riskin göze alınmasını ifade edecektir. İşte esasında planlama, bu ilişkilerin açık ve net bir şekilde ortaya konulması, tartışılması ve mümkün olduğunca bilimsel ölçülerde değerlemesinin yapılması faaliyetlerini öngörmektedir.

Planlama ilkeleri

Planlama, yöneticinin işlerini kolaylaştırır, çalışanların uyması gereken bir standart yaratır, işlerin yapılmasında bir koordinasyon sağlar, kaynakların etkin kullanılmasını sağlar, işlerin herhangi bir kesintiye uğramadan yapılmasına olanak verir. Geleceğe ilişkin karasızlığı azaltır veya ortadan kaldırır, dikkatin amaçlar üzerinde toplanmasını sağlar, ekonomik gelişmeye sebep olur ve kontrolü kolaylaştırır. Planlama işletmenin hedeflerine ulaşmada rehber görevi görür. Ancak planlama mantığa ve planlama ilkelerine uygun şekilde yapılmalıdır.

Bu ilkeler şu şekilde sıralanabilir:

Planlama; işletmenin amaçlarına uygun olmalı ve bu amaçları gerçekleştirmeyi kolaylaştırmalı; önceden alınan kararlarla çelişmemelidir.

Planlama; belli verilere dayanmalı, uygulamayı yapacak elemanların ve kullanılacak malzemenin niteliği göz önüne alınmalıdır; hayal ürünü değil gerçekçi olmalıdır.

Planlama; sistematik ve olumlu çalışmayı teşvik edici bir özellik taşımalıdır.

Planlamanın öngördüğü tahminler; çok genel, yumuşak ve değişebilir olmalıdır.

Planlama; girişilen faaliyetlerin gerçekleşmesini kestirebilecek kadar uzun bir süreyi kapsamalıdır.

Planlar kontrol edilemeyen çevre değişkenlerine uydurulabilecek kadar esnek olmalıdır

Planlama; planlama sürecindeki aşamalara uyularak yapılmalıdır.

Planlama Aşamaları

Bir işletmede, başarılı işlemler gerçekleştirilmesi isteniyorsa, mutlak olarak planlamaya gerek duyulur. Bu sebeple küçük işletme yöneticilerinin dikkat etmesi gereken en önemli hususlardan biri planların gereğine uygun olarak yapılmasıdır. Yöneticilerin yapacakları planlarda izlemeleri gereken aşamalar şunlardır:

Fırsatların Araştırılması

Bu aşamada işletme, çevresinde meydana gelen değişmeleri dikkatle takip ederken, kendisinin de güçlü ve zayıf yönlerini belirler. Kapasitesinin ne olduğuna, neleri yapıp yapamayacağına karar verir. Bu araştırma için görevlendirilen uzman kişiler çevreden bilgi toplarlar, pazar araştırmaları gerçekleştirilir ve teknolojik, ekonomik, sosyopolitik bir takım tahminler yapılır. Bu aşama aslında planlamaya giriş aşamasıdır.

Amaçların belirlenmesi

Planlamanın ilk amacı, işletmenin ve işletmeye bağlı çeşitli birimlerin planlamaya ilişkin amaçlarını tayin etmektir. Bu amaçlar ulaşılması gereken nihai hedefleri, öncelik verilmesi gereken konuları belirtir. Planlama sürecinin bu aşamasında, işletmenin, gelecekte neyi ne miktarda yapmak istedikleri veya nerde, hangi konumda olmak istedikleri karara bağlanır. Bütün planların esas bileşeni hedeftir. Hedefler, stratejik hedefler ve faaliyet hedefleri olarak iki kısımda incelenebilir. Bu ayrım ana ve ikincil hedefler şeklinde de yapılabilmektedir. Stratejik hedefler üst düzey hedeflerdir ve etkinlikle ilgilidirler. İşletme dışı faktörlerin etkisi altındadırlar. Faaliyet hedefleri ise, maliyet, ürün, ücretler vs gibi daha kolay kontrol edilebilecek iç çevre ile ilgili hedeflerdir. Hedef belirlemenin en önemli ilkesi, amaçların ölçülebilir olması, gerekli ihtiyaca yönelik olması v zaman boyutunun olmasıdır.

Alternatiflerin belirlenmesi

Çevreden elde edilen bulgular, politika ve stratejilere dönüştürülerek alternatifler oluşturulur. Daha sonra bunlar arasından en uygun olanı seçilir. Burada önemli olan alternatiflerin oluşturulmasından çok, alternatif sayısının azaltılmasıdır. Böylece daha etkin analizlerle seçim kolay ve isabetli olacaktır. Analizlerden sonra yetkili organlar, karar alma yoluyla en uygun alternatifi seçeceklerdir.

Altplanların hazırlanması

Ana plan hazırlandığında plan henüz tam değildir. Ana planı destekleyen ve ara hedefleri gerçekleştirme amacına yönelik alt planların hazırlanması gerekmektedir. Alt planlar, ana planın desteklenmesi için gereklidir. Ana hedefe ulaşmak için geçilecek aşamalarda alt planlar zincir rolü oynayarak bağlantıyı sağlayacaklardır. Alt planlar, daha dar, daha belirgin nitelikte olup ana plan amaçlarının ayrıntılarının belirtilmesiyle ve yöntemlerin tespit edilmesiyle ilgilidir.

Bir İşletme Planının Yapısı

Bir işletme planı örneği olarak aşağıdaki format kullanılabilir. Buradaki her soru ve başlık ayrı ayrı ele alındığında ortaya çıkacak cevaplar işletmenin planını oluşturacaktır.

İşletmenin tanıtımı: Misyon, Vizyon, Temel inançlar ve iş yapma anlayışı, Örgütsel kimlik

İşletme koşulları: Kuvvetli yönler, Zayıf yönler

Ulaşılmak istenen nokta: Sorunlar, Hedef ve amaçlar, Varsayımlar, Tahminler

Hedefe nasıl ulaşılacak ?: Stratejiler, Uygulama programları

Zamanlama: Genel zamanlama, Faaliyet bazında zamanlama

Kim neden sorumlu olacak ?: Kişilere verilen özel sorumluluk, İş dağıtımı, Maliyet hesaplamaları

Organizasyon

Bir işin veya bir görevin yapılması, bireyin yeteneğinin ya da gücünün yetebileceği ölçüyü aşarsa, o görevin yerine getirilmesi, bir grubun ortak gayretine ihtiyaç gösterir. Organizasyon; iki veya daha fazla bireyin ortak bir gaye için çalışmaları halinde, aralarındaki ilişkilerle var olan bağlardır. Daha bilimsel ve ayrıntılı olarak ise organizasyon; işletmede mevcut gücün, etkin, sistemli ve olumlu bir şekilde koordine edilebilmesi için işletmedeki bireylerin ve grupların görevlerini en iyi şekilde yapmak üzere düzenlenmesi ve gereken olanaklarla donatılmasıdır. İnsan ve materyal faktörlerini ayırma ve yerleştirme işlemidir. Bu işlem, yapılacak işlerin gruplanması, işleri görecek bireylerin belirlenmesi, işlerin görüleceği yer, kullanılacak araç ve yöntemlerin saptanmasını içerir. Organizasyon sözcüğü, genellikle dinamik ve statik olarak iki yönden ele alınmakta, bunlardan ilki bir süreç (teşkilatlandırma, örgütleme v.s) ikincisi ise bir durum, başka bir deyişle bu sürecin sonucunu (teşkilat, örgüt v.s.) ifade etmektedir. Yapısı ise, işletmenin hedefleri doğrultusunda örgüt içinde oluşan yetki, sorumluluk ve karşılıklı ilişkilerin oluşturduğu bir yapıdır. Örgüt yapısı, bilgi, emir, karar ve rapor

akışının gerçekleştirdiği formel haberleşme kanallarını da kapsamaktadır. Organizasyon süreci sonunda ortaya çıkan yapı formel ya da biçimsel organizasyon yapısı olarak adlandırılır. Formel yapı önceden bilinçli olarak ve belirli bir amaç doğrultusunda oluşturulan ilişkiler topluluğunu ifade eder. Formel yapı organizasyon dizayncısının oluşturduğu yapıdır. Bu yapı genellikle bir organizasyon şeması şeklinde belirtilir. Ayrıca bu yapıyı oluşturan unsurlar ve ilişkiler organizasyon el kitabı adı verilen yazılı bir belge ile açıklanır. Enformel organizasyon yapısı ise, kendiliğinden ortaya çıkan ilişkilerin ifade ettiği yapıdır. Organizasyon üyelerinin birbirleri ile iş içi ve iş dışı ilişkileri nedeniyle, aralarında bazen formel organizasyonun öngörmediği ilişkiler gelişir. Bu tür önceden planlanmayan, öngörülmeyen, çalışanların birbiri ile ilişki kurması sonucu oluşan ilişkiler topluluğu ise enformel organizasyon yapısını oluşturur. Bir yöneticinin enformel yapıyı görmezden gelmesi mümkün değildir. Formel yapının etkinliği enformel yapıdan büyük ölçüde etkilenir. Dolayısı ile organizasyon, mekanik bir araçtan çok sosyal bir varlık, bireylerin birbirleri ile ilişkilerinin dayandığı amaçlar, inançlar, fikirler, davranışlar, ihtiyaçlar v.s den oluşan sosyal ve karmaşık bir varlık haline gelmektedir. Her organizasyonun kendisine has bir kişiliğinin olmasının nedeni de budur. Küçük işletmelerde enformel yapı büyük önem taşır. Çalışan sayısının azlığı, bireylerin birbirlerini daha iyi tanıması ve yakın ilişkiler kurmasına imkan tanımış ve enformel yapıyı güçlendirmiştir.

Organizasyonun Yönetici açısından önemi

Organizasyon işlevi, işletme hedeflerine ulaşmak için gerekli ve önemlidir. İşletme misyonu doğrultusunda, çalışanların bir araya getirilip yönlendirilmesi ve çabalarının koordine edilmesi gerekmektedir. Çalışanların yetki ve sorumluluklarının gerektiği gibi belirtilmemesi, ekip çalışmasını zedeleyecektir, uyuşmazlıkları en aza indirip, ekip çalışmasını arttırmak, ancak uygun bir organizasyon yapısı ile mümkün olacaktır. Bu yapıyı oluşturmakla görevli kişi ise işletme yöneticisidir. Organizasyon hem

yöneticinin kullanacağı bir araç, hem de içinde faaliyette bulunduğu bir ortamdır ve diğer bütün araçlar gibi, yöneticinin bu aracın da nerde ve nasıl etkin olabileceğini bilmesi gerekir. Organizasyon yöneticinin de içinde bulunduğu bir ortam olduğuna göre, bu ortamdaki değişiklikler yöneticiyi etkileyeceği gibi yöneticinin karar ve davranışları da bu ortamı etkiler. Kimi zaman ortamın özellikleri ile yöneticinin özellikleri paralellik gösterecek, kimi zaman da ters düşecektir. Yöneticinin bu gibi durumlarda sahip olduğu davranış alternatifleri ve bunların etkinlik derecelerinin ne olduğu gibi sorulara cevap bulmak yöneticinin organizasyonu ve özelliklerini tanıması ile mümkündür.Küçük işletmelerde; işletme sahibi, işletmesinin amacını ve bu amaca erişmek için izlenmesi gerekli politikaları kendisi belirler, çalışanların her birine verilecek görevleri, bu görevlerin yerine getirilmesinden doğacak sorumlulukları kendisi kararlaştırır. Bunun denetimini de kendisi yapar. Küçük işletmeler için uygun değer olarak tanımlanabilecek tek bir organizasyon yapısı yoktur. İhtiyaç duyulan örgüt şekli, yapılacak işe, teknolojiye, kültüre, çalışanların özelliklerine göre değişim gösterir. İşletme yönetiminin, kendi faaliyetlerini ve çalışanlarının özelliklerini dikkate alarak kendisi için en uygun organizasyon yapısını belirlemesi etkin yönetim için önemli ve gereklidir. İşletme sahibinin uzmanlığı olmayan konularda işleri çalışanlara bırakması, işbölümü ve uzmanlaşmaya önem vermesi, işletmenin ilerlemesi ve gelişmesi, çalışanların verimliliği ve işe bağlılığı üzerinde olumlu etkiler yapacaktır. Bu nedenle işletme sahibi gerektiğinde uzman yöneticilerden yardım alma yoluna gitmelidir

Yürütme

Yürütme fonksiyonu, yöneticilerin genel tutumları ile ilgilidir. Küçük işletme yöneticisi planını yaptıktan ve örgütünü oluşturduktan sonra astlarına yapılması gerekenleri bildirir ve bireyleri çalışmaya sevk eder. Planlama ve organizasyon aşamasında statik bir görünüm sunan işletme, yürütme aşamasına geçilmesiyle beraber dinamik bir yapı kazanır. Yürütme aşaması motivasyon, liderlik ve haberleşme kavramlarıyla doğrudan ilişki içindedir. Bu kavramlar temel alınarak işletmelerde yönetim göz önüne bulundurulduğunda küçük işletmelerin büyük boyuttaki işletmelere göre çok daha avantajlı oldukları gözlenmektedir. Küçük işletmelerde, çalışanlar ve yöneticilerin yakın ilişkiler içinde bulunması, çalışanların ihtiyaçlarının göz önünde bulundurularak sorunlarının giderilmesine buna karşılık çalışanların da kendilerini işletme ile özdeşleştirmesine sebep olmaktadır. Büyük işletmeler ise birçok masrafa katlanarak bu soruna çözüm aramaktadır. Bu nedenle yürütme fonksiyonunu, motivasyon, liderlik ve haberleşme kavramları çerçevesinde incelemek doğru olacaktır.

Küçük işletmelerde Motivasyon

Küçük işletme yöneticisinin cevap vermesi gereken iki soru vardır:

Verimli ve etkin bir çalışma performansı sağlamaları için çalışanlarımı nasıl motive etmeliyim?

Yapmam gereken işler konusunda kendimi nasıl motive etmeliyim?

Motivasyon, çalışanların gereksinimlerinin ortaya çıkarılması ve bu gereksinimlere uygun yöntemlerin uygulanması olarak tanımlanabilir. Tüm çalışan bireyler motivasyon ihtiyacı içindedirler. Küçük işletmelerde çalışanların motivasyonunu sağlamak, büyük işletmelerdekine göre daha kolaydır. Bunun en önemli nedenlerinden biri çalışanlar ve yöneticiler arasındaki birebir ilişkilerdir, yönetici bu sayede çalışanların kişisel özelliklerini, problemlerini anlamakta zorlanmayacak ve çeşitli ödüller, primler ve ilerleme imkânları sunarak onları tatmin edecektir. Yönetici, çalışanları motive etmek için değişik araç ve teknikleri kullanabilir. Bunların başlıca; para, örgütsel kurallar ve cezalandırma, iş tasarımı, kalite grupları ya da çemberleridir. Çalışanları motive etme de yalnızca para yeterli olmamaktadır. Çalışma koşulları, ortamı, güven, arkadaşlık ilişkileri, kabul edilme, iş tatmini gibi dışsal güdüleme faktörleri de çalışanları motive etmede parasal olanaklar kadar, hatta çoğu durumda parasal olanaklardan daha önemlidir. Bu nedenle, söz konusu faktörlerin çalışanları güdülemedeki etkisi göz ardı edilmemelidir.

Küçük İşletmelerde iletişim

İnsanların bir arada yaşamalarının temelinde iletişim vardır. İnsanların ortak bir anlayışta birleşebilmeleri ve ihtiyaçlarını karşılayacak organizasyonlar kurabilmeleri iyi bir iletişimle gerçekleşmektedir. İletişim ise iki kaynak arasında bir mesajın iletilmesi ve alıcının anlama derecesini karşı bir mesajla göndericiye geri bildirmesi olarak tanımlanabilir. Haberleşme bir bilgi alışverişidir. Organizasyonlar içinde, biçimsel ve biçimsel olmayan olarak tanımlanmış iki çeşit haberleşme vardır. Biçimsel haberleşme, emir, talimat, rapor gibi yazılı ve sözlü prosedürlerin dikey olarak alt ve üst kademelere doğru iletilmesi şeklindedir. Yatay biçimsel haberleşme ise departmanlar arası koordinasyon için gereklidir. İletişim; yöneticinin iş yaptırmak için kullandığı temel bir amaçtır. Yönetici haberleşme aracı ile kendisine bağlı olan kişilerle iletişim kurar. Yöneticilik sosyal bir olaydır. İnsanlarla ilişki kurmadan yöneticilikten bahsedilemez. Yönetici ne istediğini, ne zaman ve nasıl istediğini haberleşme ile ekibine aktarır. Dolayısı ile haberleşme yönetim uygulamalarını gerçekleştirebilmek için gerekli ancak yereli değildir. Gereklidir çünkü yönetim bir ekip işidir. Ancak yeterli değildir, çünkü çalışanların üstlerinin istediklerini yapmaları haberleşme yanında, yukarıda da belirtildiği gibi motivasyona da bağlıdır. Haberleşme tam olsa bile motive olmamış bir kişi isteyerek ve tam kapasitede çalışmaz. Küçük işletmelerde yaygın olarak biçimsel olmayan haberleşme görülür. Çalışanlar, işletme sahibinden bilgi almak için sahip oldukları statüleri kullanmazlar, işletme sahibi de bilgi toplamak için yanında çalışanların statülerinden yararlanma gereğini duymaz. Bu yapı işletme içi yakın ilişkilerden kaynaklanır. Hiyerarşik kademelerin azlığı, haberleşme üzerinde olumlu etki yapmaktadır. Bu avantajına karşın; küçük işletmelerde haberleşmenin sistematik ve yazılı olmaması da bir takım sorunlara yol açmaktadır. Sonuç olarak, haberleşme sürecini kullanmayan bir yönetici düşünülemez. Her yönetici gerek gönderici gerek alıcı olarak devamlı bir şekilde haberleşme sürecini kullanacaktır. Yönetici bir organizasyon yapısı içinde faaliyet gösterdiğinden, uygun yapının olması haberleşmenin hız ve etkinliğinin artmasına yardım edecektir. Gerek kendini gerekse organizasyonunu geliştirmek isteyen yönetici, haberleşme sürecini çok iyi kullanmak zorundadır

Koordinasyon

Koordinasyon, organizasyondaki madde ve insan kaynaklarının, bilgi ve becerilerin birleştirilmesi ve bu yollarla işletmenin amaçlarının gerçekleştirilmesi için yapılan faaliyetleri içine alır. Faaliyetler ve faaliyet grupları ile amaçlar ve araçlar arasında uyum sağlama çabasıdır. Koordinasyon, iş bölümü ile ayrılmış kişiler ve fonksiyonlar arasında bağlantı kurmak ve ahengi sağlamaktır. Koordinasyon bir faaliyete katılan bireylerin birbirlerinden haberdar olmasını gerektir.

Küçük işletmelerde, yöneticiler işletme ve yönetim fonksiyonlarının yürütülmesini büyük ölçüde kendileri üstlendiği için koordinasyon sağlamak daha kolaydır. Sistemi oluşturan parçalar arasında koordinasyon yetersizliğinin kuruluş içi çatışmalara yol açabileceği, amaçlara ulaşmayı geciktirebileceği, para, işgücü, enerji ve zaman israfına yol açabileceği dikkate alınırsa koordinasyon kolaylığı da küçük işletmelerin önemli avantajlarındandır.

Bir yönetici aşağıda belirtilen hususlar konusunda etkin koordinasyon sağlamalıdır:

» İşletmenin maddi kaynakları arasında koordinasyon

» İşler ile maddi unsurlar arsında koordinasyon

» İşler arasında koordinasyon

» İşler ile iş görenler arsında koordinasyon

» Personelin kendi içinde koordinasyonu

» İşletme faaliyetleri ile dış çevre arasında koordinasyon

» İşletmenin amaçları ile işler ve faaliyetler arsında koordinasyon

Koordinasyon hem işlem hem de kapsam yönünden yapılabilir. İşlem açısından koordinasyon, organizasyonun ayrıntılı olarak kurulması, organizasyon üyelerinin ilişkilerinin ve davranışlarının genel olarak tanımlamasıdır. Bu koordinasyon, yetkinin sınırlarını çizer ve organizasyonun her üyesinin yetkisini ve faaliyet alanını belirler. Kapsam yönünden koordinasyon ise, organizasyon faaliyetlerinin içeriği açısından düşünülür.

Koordinasyon sağlamanın üç yolu vardır:

Emir yolu ile koordinasyon, klasik organizasyonların özelliğidir.

Grup yoluyla koordinasyon, üyeyi enformel organizasyona bağlama yoluyla koordine etmektir.

Bağımlılığın tanınması yoluyla koordinasyon ise, özellikle teknik koordinasyon için önemlidir. Fakat bu tip bir koordinasyonun sağlanabilmesi için, organizasyondaki fırsatlar, ödüller ve statüler eşit şekilde dağıtılmış olmalıdır.

Bir işletmede koordinasyon sürecinde aksamalar olursa; bunun sonucunda maliyetlerin yükselmesi ve işlerin zamanında yapılamaması gibi sorunlar ortaya çıkar. Maliyet yüksekliği bazı üretim faktörlerinden etkin şekilde yaralanamama sonucu ortaya çıkabileceği gibi tekrar edilen ve zamanında bitmeyen işlerden de kaynaklanabilir. Ayrıca mal ve hizmetlerin zamanında ve istenen miktarda sunulamamasından doğabilecek müşteri tatminsizliği de maliyetleri arttırıcı bir unsurdur.

şletmelerde koordinasyon eksikliğinin başlıca sebeplerinden biri çalışanlar arası çatışmalar, iletişim eksiklikleri, iş tatminsizliği gibi davranışsal sorunlardır. Bu tip sorunlar bireylerin uyum içinde çalışmalarına engel teşkil ederler. Üretim faktörlerinin etkin bir biçimde yerleştirilememesi, üretim araçları ve fonksiyonel departmanlar arasındaki performans farklılıkları, yetki, sorumluluk ve iş bölümü konularındaki uyumsuzluklar gibi nedenler de koordinasyon sağlanmasında güçlükler çıkaran faktörlerdendir.

Hiyerarşik düzlemde, yatay ve dikey haberleşmede çıkan sorunlar da koordinasyonu güçleştirir, hatta imkânsız hale getirir. İşletme yöneticileri bu sorunlara etkin çözümler getirmelidir

Kontrol

İşletmede gerçekleştirilen faaliyetler ile planların karşılaştırılması ve aksamaların sebeplerinin bulunup giderilmesi süreci, yönetim süreci içinde, kontrol fonksiyonu olarak tanımlanır.

Standartlar belirlenmesi, uygulamaların bu standartlarla karşılaştırılması ve varsa sapmaların giderilmesi kontrol sürecinin bilinen adımlarıdır.

Etkin bir kontrol sürecinin özellikleri şunlardır:

Kontrol faaliyeti yapılan işe uygun olmalıdır. Kontrol sistemi, beklenenden sapmaları hemen haber vermelidir. Belirlenen standartlara hangi sürede ulaşılacağı belirlenmeli ve bu süre sonunda kontrol yapılmalıdır. Kontrol sistemi, gelecekte karşılaşılabilecek sorunları tahmine imkân vermelidir. Kontrol sistemi, alternatif planları uygun olacak şekilde esnek olmalıdır. Kontrol sistemi, anlaşılır olmalıdır. Küçük işletmelerde, hiyerarşik kademelerin azlığı, organizasyonun basit yapılı olması ve bireyler arası yakın ilişkilerin varlığı kontrol mekanizmasının etkin işlemesi açısından önemli bir avantajdır.